Was ist ein CMS?

Glossar/Erklärung

Ein Content Management System ist eine Sammlung von Prozeduren, die verwendet werden, um Arbeitsabläufe in einer kollaborativen Umgebung zu verwalten. Die Hauptaufgaben eines Content Management Systems liegen hierbei in der Kontrolle des Zugriffs auf Daten, sowie welcher Nutzer welche Daten eines anderen Nutzers sehen oder nicht sehen kann.

Dazu hilft ein Content Management System den Benutzern im einfachen Speichern und Abrufen von Daten. Hierbei werden redundante Daten gelöscht, was so viel heißt wie, dass mehrfach eingegebene Daten selbstständig gelöscht werden. Die Kommunikation zwischen den Usern wird ebenso verbessert und vereinfacht, wie das Teilen von Daten. Diese können in einem Content Management System beliebig definiert werden. So kann man Bilder, Musikdateien, Videos, wissenschaftliche Dateien oder Telefonnummern verschicken und teilen. Content Management Systeme werden aber auch in vielen Firmen zur Datensicherung, sowie zum Controlling verwendet. Die wichtigste Aufgabe eines Content Management System liegt aber heutzutage in der Darstellungskontrolle.

Es gibt unzählig viele und verschiedene Arten von Content Management Systemen. Ein Enterprise Content Management System (ECM) besteht aus Inhalten wie Dokumenten, Informationen und Unterlagen im Zusammenhang mit den organisatorischen Abläufen eines Unternehmens. Der Zweck des Systems sowie das Ziel dieses Content Management Systems ist es, firmeninterne unsortierte Informationen in all ihrer Vielfalt zu organisieren. Das System verwaltet die Inhalte die in Verbindung mit kommerziellen Organisationen stehen. Die wichtigsten Ziele des Enterprise Content Management sind, den Zugriff zu rationalisieren, Engpässe zu beseitigen, die Sicherheit zu optimieren und die Integrität zu pflegen.

Ein Web Content Management (WCM)-System ist eine in CMS entwickelte, online erreichbare Applikation, um die Veröffentlichung von Web-Content auf Websites und mobilen Geräten zu vereinfachen - vor allem aber, die Erleichterung für die Autoren bei der Erstellung, Sendung und Verwaltung ihrer Inhalte, beim Programmieren mit Web-Programmiersprachen oder Markup-Sprachen, wie HTML, sowie beim Hochladen von Dateien.

Mehrere Web-basierte Content Management Systeme gibt es sowohl in der Open Source Nutzung als auch im gewerblichen Bereich.

In einem Komponenten Content Management System (CCMS), wird der Inhalt in der Sub Komponenten Ebene gespeichert, verwaltet und für die Aufbereitung bzw. Wiederverwendung von Inhalten benutzt. Dieses Content Management System hat fünf Hauptaufgaben: gewährleisten der Sicherheit, verwalten von Objekten, verwalten von Servern, erzeugen einer Wirtschaftsprüfung und die Erstellung eines Pflegeberichts.

Die Vorteile der Nutzung eines Content Management Systems sind weitreichend. Vor allem die Trennung von Inhalt, Struktur und Design bringt einige Vorteile mit sich. So kann jeder Bereich eigenständig bearbeitet und aufbereitet werden, ohne die anderen Bereich dabei ändern zu müssen. Die Design Komponente kann dazu komplett eigenständig für weitere Projekte kopiert und genutzt werden. Hinzu kommt, dass das Arbeiten mit einem Content Management System keine Erfahrung in Programmier- oder Designarbeiten voraussetzt.

Das dezentrale Gefüge von CMS Webseiten macht eine Bearbeitung von überall auf der Welt mit Internet Zugang möglich und erleichtert die Zusammenarbeit von verschiedenen Abteilungen an verschiedenen Standorten. Da die Inhalte dynamisch sind, können sie einfach erweitert werden. Dazu können Inhalte zeitlich gesteuert werden. So können Inhalte zum perfekt Marketingzeitpunkt freigeschaltet werden, wobei sie schon seit Jahren auf dem Server gespeichert werden können.

Ein Nachteil von Content Management Systemen ist der hohe Zeit- und Personalaufwand, wegen häufiger Wartungs- und Aktualisierungsarbeiten. Dazu braucht man leistungsstarke Server mit hoher Performance, wobei deren Software häufig bearbeitet werden muss. Kleine Einstellungsfehler können zum kompletten Zusammenbruch der Webseite führen. Dies macht diese Seiten umso teurer. Außerdem müssen diese Seiten gut programmiert werden, um von Suchmaschinen erfasst zu werden.

Abschließend ist zu sagen, dass sich das Arbeiten mit Content Management Systemen lohnt. Die Kosten können durch internationales Outsourcing minimiert werden. Bei der Programmierung sollte man sich nur an absolute Profis, mit ausreichend Referenzen wenden und das nötige Kleingeld zur Verfügung haben.